Как списать остатки в ЕГАИС самостоятельно: пошаговая инструкция

После инвентаризации обнаружили, что в ЕГАИС числится алкоголь, которого фактически уже нет? Например, в системе указано 10 бутылок, а на складе осталось только 9. Или после окончания сезона обнаружились старые остатки, которые годами не соответствуют фактическому наличию.

В такой ситуации недостаточно просто удалить товар из внутренней программы. Необходимо разобраться с остатками непосредственно в ЕГАИС и правильно оформить операцию.

В этой статье разберём на простом примере, как проверить одну позицию и что делать при обнаружении расхождения.

Сначала определите, действительно ли товар нужно списывать

Представим ситуацию:

Не стоит сразу создавать акт списания. Сначала нужно понять, куда делась пятая бутылка. Она могла быть:

• продана;
• разбита;
• испорчена;
• утрачена;
• использована в хозяйственных целях;
• ошибочно осталась на остатках из-за предыдущей операции.

Пример: одна бутылка фактически отсутствует

Допустим, после инвентаризации вы обнаружили:

Вы проверили склад, торговый зал и документы и установили, что одна бутылка была повреждена и фактически отсутствует. В этом случае необходимо отразить реальную ситуацию в учёте.

Пошаговая инструкция

1. Проверьте остаток

   Получите актуальную информацию по остаткам ЕГАИС. Сравнивайте не только название товара, но и сведения, которые позволяют однозначно определить нужную продукцию и её партию. Это особенно важно, если в организации несколько одинаковых товаров от разных поставщиков.

2. Определите место возникновения остатка

   В ЕГАИС используются регистры, и от того, где находится остаток, зависит порядок дальнейших действий. Остатки учитываются в регистрах № 1 и № 2, а помарочный учёт связан также с регистром № 3. Перед списанием необходимо понимать, какой именно остаток вы корректируете.

3. Проверьте причину расхождения

   В нашем примере причина известна: бутылка повреждена и фактически отсутствует. Если причина неизвестна, не стоит просто выбирать случайный вариант списания — сначала необходимо разобраться в движении товара. Именно на этом этапе чаще всего обнаруживаются старые ошибки учёта.

4. Создайте акт списания

   Для списания алкогольной продукции используется акт списания ЕГАИС. В документе необходимо указать организацию, основание операции и продукцию, которую требуется списать. Для маркируемой продукции дополнительно может потребоваться идентификация конкретных упаковок и акцизных марок.

5. Проверьте документ перед отправкой

   Перед передачей документа убедитесь: правильно ли выбрана продукция, соответствует ли количество фактическому расхождению, правильно ли указана причина, тот ли регистр выбран, не списывается ли случайно лишняя продукция. После отправки дождитесь обработки документа системой.

6. Проверьте остаток ещё раз

   После обработки операции снова проверьте остатки. В нашем примере должно получиться: было 12 бутылок, списано 1 бутылка, осталось 11 бутылок. И это количество должно соответствовать фактическому наличию.

А если расхождение не в одной бутылке?

Вот здесь ситуация становится намного интереснее. Представьте:

Просто создать 54 операции списания — не лучший подход. Сначала необходимо определить:

• какие товары действительно отсутствуют;
• какие уже были реализованы;
• где есть пересортица;
• какие остатки относятся к старым партиям;
• в каком регистре находится продукция;
• какие операции необходимо выполнить.

Можно ли всё сделать самостоятельно?

Если у вас одна понятная позиция, причина расхождения известна и вы понимаете порядок работы с ЕГАИС — да, можно попробовать выполнить операцию самостоятельно.

Но если остатки накопились за несколько месяцев или лет, есть десятки и сотни позиций, несколько мест хранения или непонятные расхождения, ручная работа может занять значительно больше времени.

Когда имеет смысл обратиться в 2MAKS

Мы можем проверить остатки ЕГАИС, найти расхождения и составить понятный список:

После аудита вы понимаете объём проблемы и можете либо выполнить операции самостоятельно, либо поручить их специалистам.

Не нужно начинать с массового списания. Сначала найдите причину расхождений.

Нужна проверка остатков ЕГАИС?

Посмотрите услуги 2MAKS по ЕГАИС — поможем разобраться с остатками, расхождениями и необходимыми операциями.