Как списать маркированный товар в «Честном знаке»: пошаговая инструкция
После инвентаризации вы обнаружили, что в «Честном знаке» числится товар, которого фактически уже нет? Например: в системе — 20 единиц, в магазине — 19. Что делать с отсутствующим товаром?
Здесь есть важный нюанс: в «Честном знаке» нельзя во всех случаях просто выбрать «Списание». Необходимо учитывать причину выбытия и статус кода маркировки. Официальные материалы системы отдельно описывают документы «Вывод из оборота» и «Списание». Поэтому сначала определяем ситуацию, а уже потом выбираем нужную операцию.
Разберём конкретный пример
Представим магазин одежды. После пересчёта обнаружено:
Вы выяснили, что одна куртка была повреждена и больше не подлежит продаже. Теперь нужно правильно отразить её выбытие.
«Вывод из оборота» или «Списание» — что выбрать?
Это ключевой момент, в котором чаще всего ошибаются. Согласно официальной документации «Честного знака», выбор зависит от причины выбытия и статуса кода маркировки.
| Документ | Когда применять | Статусы кодов |
|---|---|---|
| Вывод из оборота | Товар выбывает из оборота: порча, утрата, уничтожение, утилизация, истечение срока годности, собственные нужды | Только «В обороте» |
| Списание | Код маркировки нужно списать, но товар не выбывает из оборота (например, код эмитирован, но не нанесён, или нанесён, но не используется) | «Эмитирован», «Нанесён», «В обороте» |
Универсальной инструкции «всегда выбирайте Списание» нет. Если товар физически отсутствует (испорчен, утерян, уничтожен), используется «Вывод из оборота» с соответствующей причиной. «Списание» применяется для кодов, которые не были использованы (например, заказаны, но не нанесены).
Пошаговая инструкция
-
Найдите товар в системе
Авторизуйтесь в личном кабинете «Честного знака» с использованием УКЭП. Выберите нужную товарную группу и найдите соответствующую продукцию.
-
Проверьте код маркировки
Если товар на поэкземплярном учёте, определите конкретный код маркировки. Не списывайте первый попавшийся код только потому, что количество не совпало — убедитесь, что это именно та единица, которая отсутствует. Проверьте текущий статус кода и его владельца.
-
Определите причину выбытия
В нашем примере товар повреждён. В зависимости от товарной группы и ситуации могут использоваться такие основания, как: уничтожение, утилизация, утрата, истечение срока годности, повреждение/брак, использование для собственных нужд и другие. Официальные материалы «Честного знака» содержат полный перечень причин.
-
Выберите документ
На основе причины и статуса кода определите: «Вывод из оборота» или «Списание». Для нашего примера (товар повреждён и фактически отсутствует) используется «Вывод из оборота» с причиной «Повреждение/брак» или «Уничтожение».
-
Создайте документ
Перейдите в раздел «Документы» → «Создать» → «Вывод из оборота». Укажите товарную группу, причину вывода и заполните обязательные поля. Товар можно добавить вручную, отсканировать или загрузить файлом XLS/XLSX.
-
Добавьте товар
Для одной позиции достаточно добавить соответствующий товар и проверить код. Если кодов несколько, добавьте их в документ доступным способом. Перед отправкой внимательно проверьте количество и список кодов.
-
Подпишите и отправьте документ
После заполнения обязательных полей документ подписывается УКЭП и отправляется в систему. Сведения необходимо подать не позднее 3 рабочих дней после выбытия товара.
-
Проверьте результат
После обработки проверьте, что документ принят без ошибок, а код получил статус «Выбыл». Факт отправки документа ещё не означает, что операция завершена — проверяйте именно результат обработки в разделе «Коды маркировки».
Ручной вывод можно также оформить через бесплатное мобильное приложение «Честный ЗНАК.Бизнес» — в нём есть функционал создания документа «Вывод из оборота».
А теперь представим 500 товаров
Здесь самостоятельная работа становится совсем другой задачей. Допустим, после инвентаризации вы обнаружили: 1 000 единиц в системе, фактически — 850. Недостача — 150 единиц. И у вас уже не один код, а множество товаров с разными статусами и причинами.
Перед массовой корректировкой необходимо выяснить:
- какие товары действительно отсутствуют;
- какие коды находятся на балансе;
- какие статусы имеют коды;
- почему возникло расхождение;
- какую операцию использовать для каждой группы;
- можно ли выполнить её для всей группы товаров;
- нужны ли дополнительные документы.
При больших объёмах сначала нужен аудит остатков, а уже потом корректировка. Массовое списание без анализа может привести к новым ошибкам и штрафам.
Не создавайте документ «Вывод из оборота» вручную, если товар мог быть продан через кассу. Сначала проверьте: принадлежит ли код вашей организации, принят ли УПД, попал ли Data Matrix в чек, передан ли чек оператору фискальных данных, появился ли чек в личном кабинете «Честного знака». Если одновременно отправить ручной документ, система может получить сведения о выбытии дважды.
Что можно сделать самостоятельно?
1–2 понятные позиции — разобраться по инструкции вполне реально.
Десятки позиций — сначала лучше сформировать список расхождений.
Сотни позиций — целесообразно провести полноценный аудит.
2MAKS может проверить остатки, найти проблемные позиции и помочь определить порядок их корректировки. Вместо того чтобы вручную искать проблему среди сотен кодов, вы получаете понятную картину:
что есть в системе → чего нет фактически → какие коды требуют действий → что делать дальше.
Главное правило
Не списывайте маркированный товар только ради того, чтобы остаток стал нулевым. Сначала определите, почему товар отсутствует и какая операция соответствует вашей ситуации.
Нужна помощь с «Честным знаком»?
Посмотрите услуги 2MAKS по «Честному знаку» — поможем проверить остатки, найти расхождения и разобраться с корректировкой маркированной продукции.
Остались вопросы по списанию маркировки?
Проведём бесплатный аудит остатков в «Честном знаке», найдём расхождения и составим пошаговый план действий. Работаем удалённо по всей России.
Получить бесплатную консультациюОтветим в течение 15 минут в рабочее время